Politique de protection des renseignements personnels

iA Groupe financier est composé de l’Industrielle Alliance, Assurance et services financiers inc. et de ses filiales (« nous/notre/nos »). Nous nous engageons ensemble à protéger la vie privée de nos clients, de nos employés et de nos représentants (« vous/votre/vos ») et à assurer la confidentialité des renseignements personnels qui nous sont confiés dans le cadre de nos activités. 

 Notre politique de protection des renseignements personnels décrit nos normes de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation de vos renseignements personnels. Elle explique également les façons dont nous protégeons vos renseignements personnels et votre droit d’accès à ceux-ci.

Renseignements Personnels

On entend par renseignement personnel tout renseignement qui concerne un individu et qui permet de l’identifier, par exemple un renseignement sur sa situation financière, son mode de vie ou sa santé. Par contre, le nom d’un individu, de même que ses coordonnées professionnelles, soit son titre, son adresse, son numéro de téléphone et son adresse électronique professionnels, ne sont pas des renseignements personnels.

Les renseignements personnels doivent être protégés peu importe leurs caractéristiques et quelle que soit leur forme : écrite, graphique, audio, visuelle, informatisée ou autre.

Objectifs de la Collecte D’information

La collecte de renseignements personnels vous concernant nous permet de vous offrir des services de grande qualité. La nature et la sensibilité des renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet diffèrent selon les services que nous vous fournissons et les exigences légales auxquelles nous devons nous conformer (par exemple, le numéro d’assurance sociale dans le cas où le produit choisi génère des revenus de placement). Les fins pour lesquelles nous recueillons vos renseignements personnels sont indiquées avant la collecte ou au moment de celle-ci. Par exemple, des renseignements peuvent être recueillis lorsque vous soumettez une demande, ouvrez un compte ou effectuez une réclamation. La collecte de renseignements s’effectue pour divers motifs : fourniture des produits ou services requis, confirmation de votre identité, protection contre la fraude et règlement des questions ayant trait à notre relation avec vous. N’hésitez pas à nous soumettre toute question ou préoccupation concernant les motifs d’une collecte de renseignements personnels à l’adresse ci-dessous.

Limites à la Collecte, à l’utilisation et à la Divulgation

Nous recueillons vos renseignements personnels uniquement aux fins que nous vous avons indiquées. Nous les recueillons directement auprès de vous, à moins que vous nous autorisiez à le faire auprès d’un tiers ou conformément à la loi. Nous utilisons vos renseignements personnels uniquement aux fins que nous vous avons indiquées. Nous ne pouvons utiliser vos renseignements personnels à d’autres fins que celles auxquelles vous avez consenti, sauf lorsque la loi l’exige. Nous n’avons pas le droit de divulguer vos renseignements personnels à quiconque sans votre consentement, sauf si la loi l’exige. Vos renseignements personnels ne sont accessibles qu’à certaines personnes autorisées, et ce, uniquement dans la mesure où elles en ont besoin pour faire leur travail. Vous avez le droit de savoir, sur demande, à qui vos renseignements personnels ont été communiqués. Ce n’est qu’exceptionnellement et conformément à la loi que nous refuserons de divulguer cette information. Nous effectuons un suivi précis des personnes à qui vos renseignements personnels ont été divulgués et des circonstances qui ont mené à leur divulgation. Occasionnellement, nous communiquerons vos renseignements personnels à certains fournisseurs ou mandataires pour assurer l’administration adéquate de nos produits ou pour vous fournir les services que vous nous avez demandés. Ces fournisseurs ou mandataires doivent alors avoir accepté de se conformer à la législation sur la protection des renseignements personnels. Dans certaines circonstances, nous pourrions avoir recours à des fournisseurs de services situés à l’extérieur du Canada, y compris aux États-Unis. Nous sommes tenus de nous assurer que nos fournisseurs de services se conforment à notre politique de protection des renseignements personnels et veillons à ce qu’ils offrent un niveau de protection comparable au nôtre. Pour toute question concernant la collecte, la divulgation ou l’utilisation de renseignements personnels à l’extérieur du Canada, écrivez à notre responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse fournie ci-après.

Consentement

Lorsque nous recueillons de l’information vous concernant, nous demandons en premier lieu votre consentement à son utilisation pour les fins indiquées. Nous solliciterons votre consentement pour toute autre utilisation ou collecte de vos renseignements personnels ou si le motif d’utilisation des renseignements change. De manière générale, nous vous demanderons un consentement exprès par écrit pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels. Dans certaines circonstances, quand il est question de renseignements moins délicats, nous pouvons vous demander votre consentement de manière verbale. Nous pouvons occasionnellement, en fonction de vos actions ou inactions, présumer que vous nous avez donné votre consentement implicite. Le consentement peut être donné par vous ou par vos représentants autorisés, par exemple un tuteur légal ou un individu qui a une procuration. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de certaines restrictions de nature juridique ou contractuelle (par exemple, votre droit de retirer votre consentement est nécessairement restreint lorsque nous avons besoin de renseignements pour consentir une avance sur la valeur d’une police). Nous vous informerons des conséquences de tout retrait, y compris la possibilité qu’un produit ne puisse être fourni ou qu’une demande ne puisse être satisfaite. Si vous choisissez de retirer votre consentement, votre décision sera consignée dans nos dossiers. Dans certaines circonstances particulières, nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans que vous en soyez informé ou que vous ayez donné votre consentement.De telles circonstances sont réunies lorsque, pour des raisons juridiques, médicales ou de sécurité, il est impossible ou impensable d’obtenir votre consentement ou lorsque les renseignements sont nécessaires en vue de mener une enquête sur une possible rupture de contrat, de prévenir ou de détecter une fraude ou encore d’appliquer la loi.De même, il peut être impossible ou inapproprié de vous demander votre consentement si vous êtes mineur, gravement malade ou autrement inapte.

Liste de Clients

Nous pourrions établir une liste de clients (noms, adresses et numéros de téléphone) et partager cette liste avec d’autres sociétés d’iA groupe financier.Une telle liste aurait pour but de mieux vous servir en vous offrant des produits et des services pertinents et à votre portée.Vous pouvez demander que votre nom soit retiré d’une telle liste en faisant parvenir une demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse indiquée ci-après. Nous ne vendons pas de listes de clients à des tiers.

Conservation

Nous ne conservons vos renseignements personnels que le temps nécessaire pour répondre au motif de leur collecte. Nous les détruisons ensuite conformément à la loi et à notre politique de conservation des dossiers. Lorsque nous détruisons vos renseignements personnels, nous prenons les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité et pour veiller à ce qu’aucune personne non autorisée n’y a accès pendant leur destruction.

Responsabilité

Nous sommes responsables des renseignements personnels que nous avons en notre possession ou qui sont sous notre garde, y compris les renseignements que nous confions à des tiers aux fins de traitement. Nous exigeons de ces tiers qu’ils conservent ces renseignements selon des normes strictes de confidentialité et de sécurité.Nous respectons les principes énoncés par la loi et les règles que nous avons mises en place pour la protection de votre vie privée.Les règles suivies sont celles dictées par la présente Politique de protection des renseignements personnels, le Code de conduite professionnelle (que doivent respecter les dirigeants, administrateurs et employés), le Code de saines pratiques commerciales (applicables aux agents et aux courtiers) et les directives et lois en vigueur dans le secteur de l’assurance.Notre personnel est formé sur ces processus et procédures et est renseigné sur les lois concernant la protection des renseignements personnels.

Mesures de Sécurité

Nous avons mis en place et continuons à élaborer des mesures de sécurité rigoureuses afin que vos renseignements personnels demeurent strictement confidentiels et soient protégés contre la perte ou le vol et contre tout accès, communication, copie, utilisation ou modification non autorisé. Ces mesures de sécurité comprennent des mesures organisationnelles telles que le recours aux attestations de sécurité et la restriction des accès selon le principe du « besoin de savoir »; des mesures physiques (par exemple, les cartes d’accès aux bureaux pour les employés, l’enregistrement des visiteurs et les cartes d’identité, la sauvegarde et l’archivage des données au moyen d’un système externe, etc.); et des mesures technologiques comme l’utilisation de mots de passe et de chiffrement (par exemple, le changement fréquent de mots de passe et l’utilisation de pare-feu).

Exactitude

Nous faisons tout en notre pouvoir pour nous assurer que vos renseignements personnels sont aussi exacts et complets que nécessaire pour les fins pour lesquelles ils sont recueillis, utilisés ou divulgués.

Plaintes et Questions

Les employés et les représentants de la Société ont été formés pour répondre à vos questions ou préoccupations en matière de renseignements personnels. Si une réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse susmentionnée. Toute plainte concernant la protection des renseignements personnels doit être acheminée au responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse figurant ci-dessus.

Demande d’accès aux Renseignements et de Modification

Vous avez le droit de savoir si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet et de consulter ces renseignements, le cas échéant. Vous avez également le droit de nous demander comment ces renseignements ont été recueillis et utilisés et à qui ils ont été divulgués. Nous vous transmettrons de telles informations dans un délai raisonnable à compter de la date de réception de la demande écrite. Des frais raisonnables pourraient également être exigés pour le traitement de votre demande. Dans certaines circonstances limitées et très précises, nous pourrions refuser de vous fournir les renseignements demandés. L’accès pourrait vous être refusé si les renseignements demandés concernaient d’autres individus, si leur divulgation était interdite pour des raisons légales, de sécurité ou de droits d’auteur, s’ils avaient été obtenus dans le cadre d’une enquête sur une possible rupture de contrat ou une fraude, s’ils ne pouvaient être obtenus qu’à des coûts prohibitifs ou encore s’ils faisaient l’objet d’un litige ou étaient protégés par le secret professionnel liant l’avocat et son client. Lorsque nous détenons des renseignements médicaux vous concernant, il est possible que nous refusions de vous les communiquer directement et demandions à ce qu’un professionnel de la santé soit désigné pour vous les communiquer. Vous pouvez contester l’exactitude et l’exhaustivité de vos renseignements personnels. Toute demande de modification sera traitée dans un délai raisonnable. Toute demande d’accès à des renseignements personnels ou de modification des renseignements personnels peut être envoyée à l’adresse ci-dessous : Équipe de Soutien: Forstrong Global Asset Management Inc. 26, Rue Wellington Est, Bureau 206 Téléphone : 888 419-6715 info@forstrong.com